Adapter la formule de politesse à chaque destinataire
On me demande souvent : « Peut-on réutiliser la même formule de politesse pour toutes les lettres ? ». Techniquement, rien ne vous l’interdit. Toutefois, adopter une approche sur-mesure est infiniment plus efficace. Prenons un exemple concret : si vous écrivez à un haut responsable administratif, vous ne signerez pas votre lettre d’un simple « Cordialement ». À l’inverse, si vous envoyez un courrier à un proche pour le convier à un repas de famille, il serait curieux d’utiliser un ton trop solennel comme « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées ».
La personnalisation de votre formule de politesse repose donc, avant tout, sur la connaissance du destinataire. Son statut (hiérarchique, familial, amical), la relation que vous entretenez (distance ou proximité) et le type de communication (lettre de motivation, lettre officielle, invitation, remerciement…) sont autant de paramètres à prendre en compte. Dans les paragraphes qui suivent, je vous donnerai des exemples pour différents contextes. Vous verrez qu’il n’existe pas de formule « toute faite », mais plutôt un éventail de possibilités, à ajuster selon la situation.
Évaluer la hiérarchie et la formalité
Le premier repère consiste à évaluer le degré de formalité requis. Pour la correspondance administrative ou les lettres à fort enjeu professionnel (candidature, négociation, demande de contrat, réclamation formelle), une distance plus marquée et un registre soutenu sont de mise. Dans ces cas, on privilégie les formules avec « Veuillez agréer… » ou « Je vous prie d’agréer… », suivies d’expressions liées au respect et à la considération.
À l’opposé, lorsque la relation est plus proche, le langage se fait plus simple. Ainsi, dans un cadre amical ou familial, les formules sincères, comme « Bien à toi » ou « Affectueusement », reflètent mieux la nature du lien. Lorsque le courrier vise un collègue avec qui vous avez l’habitude d’échanger, vous pouvez opter pour un neutre et chaleureux « Cordialement » ou « Bien cordialement ». La hiérarchie demeure, mais la proximité au quotidien autorise souvent une convivialité plus marquée.
Tenir compte du canal de communication
Le choix de la formule de politesse peut également varier selon que vous rédigez un courrier papier ou un e-mail. Les lettres officielles ont tendance à conserver des formules plus longues et plus formelles, tandis que les échanges électroniques, souvent plus rapides, peuvent se contenter d’une formule brève. Néanmoins, même dans un mail, quand vous vous adressez à une personnalité importante ou quand l’enjeu est de taille (par exemple une première mise en relation avec un nouveau client), il est recommandé de soigner votre formule finale avec la même attention que pour une lettre traditionnelle.