Les phrases à privilégier et à éviter
Dans la correspondance administrative, la façon dont vous formulez vos phrases joue un rôle déterminant. Les formules figées ou les locutions bien ancrées dans la tradition française peuvent être réutilisées au besoin, surtout si elles simplifient la tâche et cadrent avec le ton attendu. Cependant, vous gagnez en clarté si vous restez vigilant(e) quant au choix de ces expressions. Certaines tournures, trop formelles ou obsolètes, donnent un air rigide à votre courrier, voire ambigu. D’autres, à l’inverse, peuvent être trop familières et créer un décalage.
Privilégiez par exemple des formules d’appel ou de politesse directes : « Madame, Monsieur », « Madame la Directrice, Monsieur le Directeur », ou « À l’attention de Madame ou Monsieur [Nom] ». Évitez les tournures trop longues ou ampoulées, comme « À l’intention de la personne responsable du service compétent du département concerné ». Vous pouvez aussi opter pour un artifice plus synthétique : « À l’attention du Service des Ressources Humaines », si c’est le service que vous sollicitez. Conservez la simplicité dans l’objet du courrier et dans la formule de politesse finale. Une conclusion sobre, telle que « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations respectueuses », reste pertinente et classique.
En revanche, prenez soin d’éviter les formulations familières ou trop orales. Écrire « Bonjour à vous » ou « Coucou, j’espère que vous allez bien » est tout à fait approprié dans un courrier personnel. Pour un courrier administratif, c’est moins conseillé, à moins que vous ne connaissiez déjà très bien votre interlocuteur. Restez au plus proche du registre standard, sans trop verser dans le langage technique pour autant.
Concernant le corps même de vos phrases, essayez de placer l’information importante dès le début. Par exemple, si vous écrivez pour réclamer une indemnité, dites clairement : « Je souhaite obtenir le remboursement des frais engagés pour… » plutôt que de construire une longue introduction avant d’annoncer votre intention. Plus le message-clé est visible, plus la personne en face le retiendra. Cette démarche est particulièrement utile si votre lecteur survole votre courrier à la recherche de l’information principale.